Tieisännöinnin hinta perustuu tehtäviin ja vastuisiin
Hyvä tieisännöinti näkyy hallittuna arkena ja kunnossa olevana tienä
Tieisännöinnin hinta ei synny yhdestä vakiosummasta, vaan tiekunnan koosta, tehtävistä ja vastuun laajuudesta. Ammattimainen tieisännöinti voi sisältää hallinnon, talouden, kokoukset, tieyksiköinnin, kunnossapidon valmistelun sekä hankkeiden valvonnan. Kun tehtävät sovitaan selvästi, tiekunta tietää, mitä se ostaa ja kuka asioista vastaa. Olennaista vuosikustannusten lisäksi on, kuinka paljon palvelu vähentää virheitä, viivästyksiä ja osakkaiden omaa työmäärää.
Tieisännöinnin hinta määräytyy tiekunnan tarpeiden mukaan
Tieisännöinnille ei ole yhtä kaikille tiekunnille sopivaa hintaa. Pienen ja vähän hallinnollista työtä vaativan tien tarpeet ovat erilaiset kuin tiekunnalla, jolla on paljon osakkaita, vuosittaisia kunnossapitotöitä tai lähestyvä perusparannushanke. Hintaan vaikuttavat esimerkiksi kokousten määrä, kirjanpidon laajuus, tiemaksujen hoitaminen, tieyksiköinnin ajantasaisuus sekä se, kuuluuko toimeksiantoon urakoiden kilpailuttamista ja valvontaa.
Kustannuksia arvioitaessa kannattaa pyytää selkeä kuvaus tehtävistä eikä tuijottaa pelkkää loppusummaa. Rajattu hallintopalvelu maksaa luonnollisesti eri verran kuin kokonaisuus, jossa tieisännöitsijä hoitaa tiekunnan käytännön asiat laajasti. Tie ja Metsänparannuksen tieisännöintipalvelun sisältö voidaan käydä läpi tiekunnan tilanteen mukaan, jolloin vastuut ja työnjako selkiytyvät ennen työn aloittamista. Tie ja Metsänparannus palvelee tiekuntia ja yksityisteitä pääasiassa Lounais- ja Länsi-Suomen alueella.
Tiekunta saa samalla hallinnon ja talouden järjestykseen
Tieisännöinnin tavallisimpia tehtäviä ovat tiekokousten valmistelu, puheenjohtajan ja sihteerin tehtävät, kirjanpito sekä tiemaksujen hoitaminen. Lisäksi palveluun voivat kuulua tieyksiköinti, käyttömaksulaskelmat ja yksityistietoimitusten valmistelu. Käytännössä työ sovitaan tiekunnan tarpeiden ja päätösten perusteella.
Tyypilliseen kokonaisuuteen voi sisältyä esimerkiksi:
- kokouskutsujen, esityslistojen ja päätösasioiden valmistelu
- pöytäkirjojen sekä tiekunnan asiakirjojen hoitaminen
- kirjanpito, talousarvio ja tiemaksujen laskutus
- tieyksiköinnin ja käyttömaksujen ajantasaisuuden tarkistaminen
- kunnossapitotöiden suunnittelu, kilpailutus ja seuranta.
Kun nämä tehtävät ovat yhden vastuuhenkilön hallinnassa, asioiden jatkuvuus paranee. Päätökset eivät jää vain pöytäkirjaan, vaan ne voidaan muuttaa tilauksiksi, aikatauluiksi ja valvotuiksi töiksi. Samalla hoitokunnan ja yksittäisten osakkaiden ei tarvitse selvittää jokaista käytännön asiaa alusta asti.
Ammattimainen valmistelu vähentää tiekunnan taloudellisia riskejä
Halvin ratkaisu ei ole aina kustannustehokkain, jos työn sisältö jää epäselväksi tai kunnossapito tehdään väärään aikaan. Puutteellinen valmistelu voi johtaa siihen, että samasta kohdasta korjataan vaurioita vuodesta toiseen, vaikka varsinainen ongelma olisi kuivatuksessa, rummussa tai tien rakenteessa. Tieisännöitsijä voi auttaa tunnistamaan, milloin tavallinen kunnossapito riittää ja milloin tarvitaan perusteellisempi kuntokartoitus.
Suuremmissa hankkeissa kustannuksiin vaikuttavat suunnitelmien tarkkuus, urakoitsijoiden kilpailutus ja työn valvonta. Hyvin valmisteltu yksityistien perusparannus antaa tiekunnalle realistisen kustannusarvion ja vähentää työnaikaisia yllätyksiä. Tieisännöinnin hyöty syntyy silloin paremmasta päätöksenteosta, hallitusta rahankäytöstä ja siitä, että työt tehdään oikeassa järjestyksessä.
Tieisännöinnin hyöty kannattaa arvioida säästyneenä työnä
Tiekunnan kannattaa verrata tieisännöinnin kustannusta siihen työmäärään ja vastuuseen, jonka osakkaat muuten hoitaisivat itse. Kokousten valmistelu, laskutus, kirjanpito, kunnossapidon tilaaminen ja urakoitsijoiden ohjaaminen vaativat aikaa sekä käytännön osaamista. Jos tehtävät jakautuvat epäselvästi, asiat viivästyvät helposti ja vastuu kasaantuu muutamalle aktiiviselle osakkaalle.
Hyvä toimeksianto alkaa tehtäväluettelosta ja tiekunnan nykytilanteen läpikäynnistä. Tiekunnan tulee sopia, mitkä tehtävät kuuluvat vuosipalveluun, mitkä laskutetaan erikseen ja kuka hyväksyy suuremmat työt. Hyvä lopputulos näkyy järjestyksessä olevina asiakirjoina, suunnitelmallisena kunnossapitona sekä kiinteistöjen ja metsätilojen parempana käytettävyytenä.